執筆者 飯塚
外資系コンサルティング企業にて企業の課題を生成AIをはじめとした先端技術で解決することに取り組む。これまでに多くのお客様の業務効率化プロジェクトを担当し、企業のDX推進を支援。
目次
生成AIの基本と資料作成での活用事例
テキスト最適化における生成AIの役割
ステップ1：資料の目的を明確にする
ステップ2：生成AIで文章の校正をする
ステップ3：簡潔で魅力的な表現に仕上げる
事例1：提案書の内容をプロ仕様に
事例2：プレゼン資料のわかりやすさ向上
業務効率化と生産性向上の具体例
データの取り扱いで気をつけたいポイント
生成AIツールを選ぶ際の重要なポイント
初心者でも使いやすい生成AIツール3選
生成AIの導入がもたらす未来
1. 生成AIとは？資料作成への活用法
生成AIの基本と資料作成での活用事例
生成AIとは、大量のデータを学習し、人間が自然だと感じる文章を生成する人工知能技術です。この技術を活用することで、資料作成のスピードや品質を大幅に向上させることができます。
活用例:
議事録の自動要約: 会議後に長文の議事録を簡潔にまとめ、必要な情報だけを抽出。
提案書のテンプレート作成: 基本的な構成を自動で提案し、時間を節約。
例えば、「製品Aの提案書を作成してください」と依頼すると、見出しから具体例まで提案してくれます。テキスト最適化における生成AIの役割
生成AIは、以下のように文章の品質を高める役割を果たします。
文章の流れを整える: 情報がわかりやすく、一貫性のある文章を作成。
専門用語の平易化: 難しい表現を分かりやすく変換。
表現の洗練: 文末表現の多様化や説得力の向上。
例えば、専門用語を多用した報告書を生成AIにかけると、簡単な表現に変換してくれるので、誰でも理解しやすい資料になります。
2. 生成AIを使ったテキスト最適化の手順
ステップ1：資料の目的を明確にする
最初に資料の目的と対象者を具体的に設定します。これにより、生成AIの出力が的確なものになります。
目的の例: 「新製品の魅力を顧客に伝える提案書」「社内研修用の簡潔な資料」
対象者に応じた調整: 子ども向けならイラストを多めに、大人向けなら具体的なデータを重視。
例えば、「顧客向け提案書」では、説得力のあるデータを強調し、「社内研修用資料」では、分かりやすさを重視する指示を生成AIに出します。ステップ2：生成AIで文章の校正をする
次に、作成した文章を生成AIで校正します。
例えば、「冗長な部分を削除してください」と依頼することで、簡潔な文章に仕上がります。ポイント
文法の誤りを修正。
情報が伝わりやすい順序に並び替え。
専門用語や固有名詞の統一。
ステップ3：簡潔で魅力的な表現に仕上げる
最後に、生成AIを活用して文章の表現をさらにブラッシュアップします。
例えば、「製品のメリットを一言で伝えるフレーズを作成してください」とAIに依頼することで、キャッチコピーのような文章が得られます。
3. 生成AIの活用事例：資料改善で得られる効果
事例1：提案書の内容をプロ仕様に
生成AIは、提案書の内容をより説得力のあるものに改善します。具体的には、顧客の興味を引くフレーズやデータ分析の結果を取り入れた文章を生成できます。
活用効果:
説得力の向上
時間短縮
プロフェッショナルな仕上がり
事例2：プレゼン資料のわかりやすさ向上
プレゼン資料においては、生成AIが視覚的な要素を取り入れた提案を行い、難しい内容を分かりやすく変換します。
例:
テキストを図や表に変換。
技術的な説明を簡単な例を使って解説。
4. 生成AI導入のメリットと注意点
業務効率化と生産性向上の具体例
生成AIを使うことで、作業時間を大幅に短縮できます。たとえば、1時間かけて作成していた提案書を20分で完成させることが可能です。
5. おすすめの生成AIツールと選び方
生成AIツールを選ぶ際の重要なポイント
生成AIツールを選ぶ際は、自社の目的や業務内容に合ったツールを選ぶことが重要です。以下のポイントを基準に選定を進めてみてください。
操作性
初心者でも直感的に使えるツールを選ぶことで、導入後の教育コストを削減できます。
対応する言語
日本語をはじめ、複数の言語に対応しているツールは、グローバルな業務にも役立ちます。
カスタマイズ性
自社独自のニーズに合わせて出力内容を調整できる機能があると便利です。
セキュリティ
データの機密性を保護できるツールを選ぶことが、特に企業利用では欠かせません。
」
初心者でも使いやすい生成AIツール3選
ChatGPT
豊富な機能と直感的な操作性を兼ね備えた生成AI。会話形式で簡単に指示を出すことができます。
Jasper AI
マーケティング資料やブログ記事の作成に特化しており、企業利用に適した機能が充実しています。
Notion AI
プロジェクト管理ツールNotionに統合された生成AIで、メモやタスク管理と連動しながら文章を最適化できます。
6. まとめ：生成AIで資料作成をもっと簡単に
生成AIを活用することで、資料作成の効率化や品質向上が期待できます。特に、以下のような効果が得られる点が魅力です。
作業時間を短縮し、生産性を向上させる
文章の説得力を高め、伝わりやすい資料を作成できる
簡単な操作でプロフェッショナルな仕上がりを実現
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