執筆者 飯塚
外資系コンサルティング企業にて企業の課題を生成AIをはじめとした先端技術で解決することに取り組む。これまでに多くのお客様の業務効率化プロジェクトを担当し、企業のDX推進を支援。
「会議の議事録作成に多くの時間を費やしている」「発言をすべて記録するのが大変」──こんなお悩みを抱えていませんか？
生成AIを活用すれば、議事録作成が大幅に効率化され、作業時間を削減することが可能です。
本記事では、生成AIを使った議事録作成の手順やメリットを詳しく解説します。特に、初めて導入を検討している方に向けて、わかりやすくポイントをまとめました。
目次
生成AIが議事録作成に向いている理由
ChatGPTを活用した議事録作成の仕組み
ステップ1：会議の音声を録音する
ステップ2：生成AIツールで文字起こしを行う
ステップ3：重要なポイントを要約する
ステップ4：議事録を編集・共有する
作業時間を大幅に短縮できる
議事録の正確性を向上させる
多言語対応で国際会議にも活用可能
セキュリティ対策を万全にする
ツール選定と社員教育の重要性
導入後の評価と改善を続ける
1. 生成AIとは？議事録作成に役立つ理由
生成AIが議事録作成に向いている理由
生成AIは、膨大なデータを学習し、自然な文章を生成できる人工知能技術です。この技術を活用することで、音声データを効率よく文字起こしし、要約や整理を短時間で行うことが可能になります。
正確な文字起こし：会話内容をテキスト化して記録。
要約機能：重要な議題や決定事項を抽出。
リアルタイム対応：会議中の発言を即座に処理。
たとえば、会議中に出た重要な発言を要約して共有することで、関係者全員が同じ情報を共有できます。
ChatGPTを活用した議事録作成の仕組み
ChatGPTを活用した議事録作成のプロセスは以下の通りです。
会議内容を録音する：録音デバイスを使って音声データを取得。
文字起こしを行う：ChatGPTに音声データを入力し、自動でテキスト化。
議事録を要約する：ChatGPTが会議の要点を簡潔にまとめる。
最終編集を行い共有：人の目で内容を確認し、必要に応じて修正。
これにより、会議後すぐに正確な議事録が完成します。
2. 生成AIで議事録作成を効率化する手順
ステップ1：会議の音声を録音する
まずは、会議内容を録音します。音声を正確に記録するため、以下のポイントを押さえましょう。
高品質な録音機器を使用：ノイズを最小限に抑える。
話者ごとに発言を整理：複数のマイクを用意すると便利。
静かな環境を整える：周囲の雑音を減らす工夫が必要です。
ステップ2：生成AIツールで文字起こしを行う
録音データを生成AIツールに入力し、文字起こしを行います。おすすめツールには以下のようなものがあります。
ツールを活用することで、時間を大幅に節約できます。
ステップ3：重要なポイントを要約する
生成AIが文字起こしした内容から、議題や決定事項を抽出します。
箇条書きで整理：見やすく簡潔にまとめる。
重要な発言を強調：後で見返しやすい形式にする。
余分な情報を削除：無駄な表現を省き、要点を明確に。
ステップ4：議事録を編集・共有する
最後に、議事録を編集し、関係者に共有します。
編集：誤字脱字や不明確な部分を修正。
共有：メールやクラウドサービスを利用し、迅速に配布。
例えば、Googleドライブを使えばリアルタイムで複数人が編集できます。
3. 生成AIを活用するメリット
作業時間を大幅に短縮できる
議事録作成にかかる時間が従来の3分の1に短縮され、他の業務に集中する余裕が生まれます。
議事録の正確性を向上させる
人の手では見落としがちな細部も、AIなら正確に記録します。
4. 導入時の注意点と成功のポイント
セキュリティ対策を万全にする
議事録には機密情報が含まれるため、データ暗号化やアクセス制限が必要です。
ツール選定と社員教育の重要性
ツールの使い方を社員全員が理解していると、よりスムーズに運用できます。
導入後の評価と改善を続ける
定期的な見直しを行い、ツールや運用方法を最適化しましょう。
5. まとめ｜生成AIで議事録作成を効率化しよう
生成AIを活用することで、議事録作成の効率化が実現します。本記事で紹介した手順や注意点を参考に、自社に合ったツールを導入し、業務負担の軽減に取り組んでみてください。
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