執筆者 飯塚
外資系コンサルティング企業にて企業の課題を生成AIをはじめとした先端技術で解決することに取り組む。これまでに多くのお客様の業務効率化プロジェクトを担当し、企業のDX推進を支援。
「ChatGPTを使ってメールを作成しているけど、内容が単調になりがち」「場面ごとに雰囲気を変えたいけど、どう指示すればいいかわからない」というお悩みはありませんか？
実は、AIの指示（プロンプト）を少し工夫するだけで、ChatGPTで作成するメールのトンマナ（文章の調子や雰囲気）を自由自在に調整できるんです。
本記事では、トンマナ調整をテーマに、相手や状況に合わせたメールを簡単に作成できる方法を解説します。ぜひ、日々のメール業務にお役立てください。
目次
1. そもそも「トンマナ」ってなに？メール作成で意識すべき理由
トンマナとは、メールのトーン（調子）とマナー（言葉遣い）の略で、文章全体の雰囲気を指します。適切なトンマナを選ぶことで、相手に伝わりやすいメールを作成できます。
意識すべきポイント:
取引先への連絡なら「フォーマルで礼儀正しい」トンマナ
チームメンバーへの共有なら「親しみやすいカジュアルな」トンマナ
例えば、フォーマルな場面で軽すぎる文面を使うと、相手に失礼と受け取られる場合があります。一方、カジュアルな場面で堅苦しい文面を使うと、距離を感じさせてしまいます。適切なトンマナを選ぶことで、相手とのコミュニケーションをスムーズにすることが可能です。
2. 「いつも同じ感じのメールになる…」トンマナを固定する方法
トンマナを固定することで、常に統一感のある文面を作成できます。特に、頻繁にメールを送る取引先や社内のチームメンバー向けには、固定したトンマナが有効です。
具体的な工夫
トーンを明確に指示
例：「フォーマル（丁寧で礼儀正しい）」や「カジュアル（親しみやすい）」など。
受け手の属性を指定
例：「取引先の営業担当者」や「社内メンバー」。
内容を簡潔に整理
例：「提案書送付の連絡と次回の打ち合わせ調整」。
プロンプト例
「以下の条件に基づいてメールを作成してください：
トーン: フォーマル（丁寧で礼儀正しい）
受け手: 取引先の営業担当者
内容: 提案書送付の連絡と次回の打ち合わせ調整」
結果:
件名: 提案書送付のご連絡
本文:
〇〇株式会社 営業部 山田様
平素より大変お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
本日、提案書を添付にてお送りいたしました。ご確認のほどお願いいたします。
また、次回打ち合わせの日程について、以下の候補日をご確認いただけますでしょうか。
〇月〇日（火）10:00～11:00
〇月〇日（金）15:00～16:00
どうぞよろしくお願いいたします。
トンマナを固定すれば、毎回のメール作成がスムーズになり、相手に一貫性を感じさせることができます。
3. 「場面によって雰囲気を変えたい」トンマナを柔軟に変更する方法
状況や相手によってメールの雰囲気を変えたい場合には、受け手の属性や目的をプロンプトで細かく指定しましょう。
具体的な工夫
相手の属性を具体的に伝える
例：「初対面の取引先」「社内の上司」など。
メールの目的をはっきり示す
例：「次回ミーティングの日程提案」「議事録の共有」。
プロンプト例
「以下の条件でメールを作成してください：
トーン: フォーマル（取引先向け）
受け手: 初めてのやり取りをする企業担当者
内容: 初回ミーティングの日程提案」
結果:
件名: 初回ミーティングのご提案
本文:
〇〇株式会社 営業部 ご担当者様
初めてご連絡を差し上げます。〇〇株式会社の△△と申します。
このたび、貴社のサービスについてお話を伺いたく、初回ミーティングの日程をご提案いたします。
〇月〇日（火）10:00～11:00
〇月〇日（金）14:00～15:00
ご都合のよろしい日時をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
4. 「書くのが面倒！」テンプレートで時短しつつ高品質なメールを作る方法
テンプレートを活用すれば、毎回ゼロから考える手間が省けます。さらに、固定フォーマットを明示することで品質も安定します。
プロンプト例
「以下のテンプレートに基づいてメールを作成してください：
件名: ご確認ください
本文: 挨拶 → 用件 → 詳細内容 → 締めの言葉」
結果:
件名: 提案書送付のご連絡
本文:
〇〇株式会社 営業部 山田様
平素より大変お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。
本日、提案書を添付にてお送りいたしました。ご確認のほどお願いいたします。
また、次回打ち合わせの日程についてご都合をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
5. 「これで大丈夫？」出力を繰り返し調整して理想のメールを完成させる
AIが生成したメールが完全に理想通りでない場合は、調整を繰り返すことで精度を高められます。
具体的な工夫
初回出力の確認: 不足や過剰な部分をチェック。
フィードバック: 「さらに簡潔に」や「柔らかい表現に」など具体的に伝える。
まとめ
ChatGPTを活用してメールを作成する際、プロンプトを工夫すればトンマナを柔軟に調整でき、相手に伝わる文面が作れます。本記事で紹介した方法をぜひ活用し、日々のメール作成を効率化してください。
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