執筆者 飯塚
外資系コンサルティング企業にて企業の課題を生成AIをはじめとした先端技術で解決することに取り組む。これまでに多くのお客様の業務効率化プロジェクトを担当し、企業のDX推進を支援。
「業務効率化を図りたいけど、何から始めればいいかわからない」「生成AIを使ってみたけど、思ったより活用できていない」というお悩みを抱えていませんか？
実は、ChatGPTなどの生成AIを効果的に使うことで、業務効率を大幅に向上させることができます。
本記事では、中小企業が直面する経営課題を解決するための具体的なプロンプト（AIへの指示）を13種類ご紹介します。これらを参考にすれば、すぐに業務で活用できる内容ばかりです。ぜひ最後までご覧ください！
生成AIの導入に関心が高まる一方で、「事例をどのように自社で活かしたら良いかわからない」「生成AIの知識が不足しており社内導入が難しい」と感じている企業も多いのではないでしょうか。そこで弊社では、このような課題を抱える企業様向けに、実践的なスキルを学べる「生成AI実践講座」を提供しています。
目次
1. メール文面の作成
2. 社外文書の作成
3. タスクの洗い出し
4. プレゼン資料の目次作成
5. 文章の校正
6. 文章の要約
7. 文章の文体変更
8. 言語翻訳
9. メールの言語翻訳と作成
10. PC操作方法の確認
11. プログラミング・コーディング（関数の作成）
12. プログラミング・コーディング（VBAコードの生成）
13. 情報収集・リサーチ
1. プロンプトを使った業務効率化とは？
生成AIは、ユーザーの指示（プロンプト）をもとに回答を生成する仕組みです。そのため、プロンプトの内容次第で回答の精度や業務効率化の効果が大きく変わります。
例えば、「見積書送付のメール文を作成してください」とだけ指示する場合と、
「ビジネス文としてふさわしい文体で、見積書と資料を添付する内容のメール文を作成してください」と詳細に指示する場合では、得られる結果が異なります。
本記事では、具体的な課題ごとに最適なプロンプトを13個ご紹介します。
2. 経営課題別プロンプトガイド～業務効率化13選～
1. メール文面の作成
プロンプト例
ポイント
応用可能な場面: 発注、日程調整、請求書送付など。
ビジネスメールに必要な情報を簡潔にまとめられます。
2. 社外文書の作成
プロンプト例
ポイント
応用可能な場面: 通知文や挨拶文の作成。
読み手に納得感を与える文面を効率よく作成できます。
3. タスクの洗い出し
プロンプト例
新サービスのローンチに向けて対応すべきこととスケジュールを作成してください。
#新サービスの概要
・AIを使った顧客対応サービス
・2024年3月発売予定ポイント
応用可能な場面: プロジェクト計画や進捗管理。
詳細なタスク分解とスケジュール提案が可能です。
4. プレゼン資料の目次作成
プロンプト例
ポイント
短時間で構成を考える手間が省けます。
5. 文章の校正
プロンプト例
ポイント
誤字脱字を正確にチェックし、プロ品質の文章を作成できます。
6. 文章の要約
プロンプト例
ポイント
応用可能な場面: 長文のレポートやニュースの要約。
キーワードを逃さず、わかりやすく短縮できます。
7. 文章の文体変更
プロンプト例
ポイント
応用可能な場面: カジュアル文体からフォーマル文体への変更など。
読者やシーンに合わせた文体変更が即座に可能。
8. 言語翻訳
プロンプト例
以下の英語の文章を日本語に訳してください。
#入力文＜翻訳したい文章をここに記載＞ポイント
応用可能な場面: 国際ビジネスにおける文書翻訳や要約。
高い翻訳精度で多言語対応が簡単になります。
9. メールの言語翻訳と作成
プロンプト例
以下の内容で中国語（簡体字）のメールを作成してください。
#内容
・問い合わせありがとうございます。
・以下の候補日の中から都合の良い時間を教えてください。
#言語
・中国語（簡体字）
#条件
・ビジネス文書としてふさわしい丁寧な文体ポイント
言語の壁を乗り越えて国際的なコミュニケーションを強化できます。
10. PC操作方法の確認
プロンプト例
Excelで日付を入力しようとしても「#######」と表示されます。
解決方法を教えてください。
#動作環境
・Windows11
・Office2021ポイント
システムエラーや操作方法を迅速に解決できます。
11. プログラミング・コーディング（関数の作成）
プロンプト例
以下の条件でExcelの関数を書いてください。
#条件
・B列に氏名が記載
・C列に姓、D列に名を分けるポイント
繰り返しの手動作業を効率化し、ミスを軽減します。
12. プログラミング・コーディング（VBAコードの生成）
プロンプト例
フォルダを一括作成するVBAコードを生成してください。ポイント
システム化により作業スピードを劇的に向上。
エラーが出た際もAIに質問することで迅速に対応できます。
13. 情報収集・リサーチ
プロンプト例
金融業界の日本国内市場規模を調査してください。
#条件
・2022年以降のデータ
・出典を明記ポイント
応用可能な場面: 業界分析、競合調査。
必要な情報を効率よく収集できます。
※生成AIには、ハルシネーション（幻覚）という弱点があり、架空の情報をあたかも実在のように回答すること があります。特に情報収集・リサーチの分野で活用する際には細心の注意が必要です。
※ChatGPTは、2023年10月までの情報しかインプットされていません。インターネット検索機能により最近の情 報にもアクセスされるようになりましたが、信頼できる情報源であるか確認する必要があります。
3. まとめ
ChatGPTを活用すれば、業務のさまざまな課題に対応できることがわかります。本記事で紹介した13種類のプロンプトを活用して、中小企業の業務効率を大幅に改善してみてください。プロンプトの工夫次第で、生成AIは強力なパートナーになります。
【出典】
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