執筆者 飯塚
外資系コンサルティング企業にて企業の課題を生成AIをはじめとした先端技術で解決することに取り組む。これまでに多くのお客様の業務効率化プロジェクトを担当し、企業のDX推進を支援。
業務効率を向上させるためのツールとして「生成AI」が注目を集めています。特に、AIに指示を出す「プロンプト」を効果的に活用することで、資料作成やメール対応、アイデア出しなど、さまざまな業務の生産性を劇的に向上させることが可能です。
本記事では、業務効率化に役立つ「プロンプト」のテンプレート10選をご紹介します。これを読めば、企業担当者や管理職の方々が直面する日々の課題を解決し、生成AI導入の具体的なメリットを感じていただける内容になっています。ぜひ最後までご覧ください。
目次
はじめに
資料の構成案提案と叩き台の作成
資料内テキストの最適化
資料内のイラスト・写真作成
メールテンプレートの作成
議事録の作成・要約
アイデア出しのサポートとブラッシュアップ
トピックに基づく調査と情報収集
大規模データからの要点抽出
プロジェクト進行のリスト化
資料レビューとフィードバックの提供
2. ChatGPTとは？初心者向けに簡単解説
ChatGPTは、人工知能を活用して文章を作成したり、質問に答えたりすることができるツールです。特別なスキルや知識がなくても使えるため、誰でもすぐに業務に活用できます。
例えば、以下のようなことが可能です：
質問に答える：「この商品の特長を教えてください」といった具体的な質問に対応。
文書作成を補助：提案書やレポートの下書きを瞬時に作成。
情報収集をサポート：最新の市場データや関連トピックを整理して提供。
初心者でも簡単に利用でき、効率化の可能性を広げるツールです。
3. ChatGPTを仕事に活用するメリット
1. 時間を大幅に削減
手間のかかる資料作成やメール文の修正をスピーディにこなせます。これにより、他の重要な業務に集中できる時間が生まれます。
2. 効率化による成果向上
繰り返しの業務を自動化することで、ミスを減らし、より高品質なアウトプットを短時間で提供可能になります。
3. 新しい視点やアイデアの発見
自分では気づかないような切り口や提案が得られるため、創造性を高める助けとなります。
4. ChatGPT初心者向け！業務で使えるテンプレ例10選
1. 資料の構成案提案と叩き台の作成
テンプレート例:
「〇〇に関する提案資料の構成案を作成してください。目的は△△で、以下の要件を満たしてください：
目的: 提案内容をわかりやすく伝える
必須要素: 背景、課題、解決策、期待される成果
読者の属性: 経営層（具体的な数字や成果を重視）
提案書全体の分量: A4で3枚以内」
使用例:
「新商品の販売戦略を経営層向けに提案する資料の構成案を提案してください。背景には市場拡大の可能性があり、ターゲット層は20代女性、具体的な売上目標も含めてください。」
2. 資料内テキストの最適化
テンプレート例:
「以下のテキストを対象読者に適した表現にリライトしてください。
読者属性: 社内の非専門職社員
トーン: 分かりやすく親しみやすい
テキスト: 『〇〇プロジェクトでは、ROIの改善が主な目標です。ROIは利益率の指標であり、投資効率を測ります。』」
使用例:
「専門用語を避けて、初心者にも理解しやすいようにリライトしてください。」
3. 資料内のイラスト・写真作成
テンプレート例:
「以下の内容を説明するシンプルなイラスト案を考えてください。
内容: 『〇〇のプロセスを3ステップで示す図』
デザイン: 資料用で見やすい、モノクロ基調」
使用例:
「商品の配送プロセス（受注→梱包→配送）のイラストを提案してください。スライド資料で使用します。」
4. メールテンプレートの作成
テンプレート例:
「以下の条件に合うメール文を作成してください。
宛先: 〇〇株式会社営業部 山田様
件名: 提案資料の送付について
内容: 提案資料の送付連絡と、次回の打ち合わせ日時の提案
トーン: 丁寧かつ簡潔」
使用例:
「来週の打ち合わせを調整するためのメール文を提案してください。状況に応じた返信案も用意してください。」
5. 議事録の作成・要約
テンプレート例:
「以下の議事録内容を簡潔に要約してください。
要約文字数: 200文字以内
必須要素: 議題、主要な決定事項、次回のアクション項目」
使用例:
「1時間の会議で話し合った議題を、経営層向けに簡潔にまとめてください。」
6. アイデア出しのサポートとブラッシュアップ
テンプレート例:
「以下の条件に基づいて、10個のアイデアを提案してください。その中から最も適切な案をさらに具体化してください。
トピック: 『新規イベントの企画』
条件: ターゲットは30代女性、リラックスをテーマにした内容」
使用例:
「働く女性が週末に楽しめるイベント企画の案を提案してください。」
7. トピックに基づく調査と情報収集
テンプレート例:
「以下のトピックについての調査内容を簡潔にまとめてください。
トピック: 日本の再生可能エネルギー市場
必須要素: 現在の市場規模、主要な課題、将来の展望」
使用例:
「再生可能エネルギーの導入が進んでいる企業の事例を教えてください。」
8. 大規模データからの要点抽出
テンプレート例:
「以下のデータセットから、トレンドや傾向を抽出し、要点を箇条書きで3つにまとめてください。
データセット: 顧客アンケート結果（満足度、改善要望、リピート率）」
使用例:
「顧客アンケートから、改善すべきポイントを抽出してください。」
9. プロジェクト進行のリスト化
テンプレート例:
「以下のプロジェクトに必要なタスクを優先度ごとに分類してください。
プロジェクト内容: 新商品の発売準備
必須項目: タスク名、優先度（高・中・低）、締切日」
使用例:
「新製品リリースのスケジュールを整理してください。」
10. 資料レビューとフィードバックの提供
テンプレート例:
「以下の資料について、改善点を3つ挙げてください。特に、構成や読みやすさに焦点を当ててください。」
使用例:
「提案資料をレビューし、読みやすさを向上させるアドバイスをお願いします。」
5. ChatGPTを使いこなすためのコツ
生成AIを効果的に活用するためには、指示内容をできるだけ具体的に設定することが重要です。
「具体的な状況や目標を明示する」ことで、AIから得られるアウトプットの質が飛躍的に向上します。
6. まとめ
テンプレートを型化し活用することで、ChatGPTの能力を最大限引き出し、日常業務の効率を高めることができます。ぜひ本記事で紹介したプロンプトを試し、業務改善の第一歩を踏み出してください。
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